Digitale Technologien wie Videokonferenzen helfen, Distanzen zu überbrücken und schneller zu kommunizieren. Würden mehr Unternehmen diese einsetzen, um Dienstreisen zu ersetzen, könnte die deutsche Wirtschaft 8,3 Milliarden Euro im Jahr einsparen – zumindest in der Theorie.

Geschäftsreisen sind teuer, und sie werden zukünftig insgesamt noch teurer: 51,6 Milliarden Euro hat die deutsche Wirtschaft 2016 für 183,4 Millionen nationale und internationale Dienstreisen ausgegeben – 1,5 Prozent mehr als im Vorjahr (VDR, 2017).
Der durchschnittliche Preis pro Geschäftsreisendem und Tag stieg in dem Zeitraum um 1,6 Prozent auf 155 Euro.

Es ist zu erwarten, dass diese Kosten weiter zunehmen, da für 2018 mit einer weltweiten Steigerung der Preise für Flugtickets, Hotelübernachtungen, und Bodenverkehrsmittel wie Bahn und Taxi gerechnet wird (GBTA, 2017).
In Deutschland sollen die Flugpreise um etwa 6,7, die Hotelpreise sogar um 8,3 Prozent steigen (ebd., 9 und 14).

Außerdem ist die Anzahl der Geschäftsreisen gestiegen: Vor zehn Jahren tätigten deutsche Unternehmen noch knapp 26 Millionen Reisen weniger jährlich, das entspricht gut 16 Prozent weniger. Die Gesamtkosten stiegen in diesem Zeitraum um etwa 9 Prozent (VDR, 2017). Das bedeutet, dass die Kosten pro Reise sinken.
Um die Gesamtausgaben für Geschäftsreisen zu senken und so die Bilanzen der Unternehmen zu entlasten, müsste also die Anzahl der Dienstreisen gesenkt werden.

Digitale Technologien könnten dabei helfen. Software wie Videokonferenzsysteme und Internettelefonie, zum Beispiel Skype Business und WebEx, sind inzwischen so weit entwickelt, dass Meetings bei entsprechender Internetverbindung in Echtzeit und mit qualitativ hochwertigen Übertragungsbildern digital erfolgen können.
Insbesondere können auch Bildschirme geteilt werden, sodass mehrere Teilnehmer ortsunabhängig die gleiche Präsentation sehen und sogar gleichzeitig an einem Dokument arbeiten können.

Anders als der telefonische Kontakt könnten die Vorzüge von Videoübertragungen damit Dienstreisen zumindest teilweise ersetzen.

Neben der direkten Kostenersparnis durch den Entfall von Transport- und Übernachtungskosten sowie Spesen käme es zu erheblichen Zeiteinsparungen durch den Entfall der Hin- und Rückreise zu Meetings und somit zu einem deutlich verbesserten Verhältnis zwischen tatsächlichem Zeiteinsatz und produktiver Arbeitszeit.

Die Durchsetzung digitaler Meetingtechnologien in deutschen Unternehmen verläuft trotz genannter Vorteile langsam.
Für 2018 rechnen die meisten der vom VDR (2017, 28) befragten Unternehmen mit gleichbleibenden bis steigenden Reiseaktivitäten. Dieser Trend könnte auch darin begründet liegen, dass Geschäftsreisemanagement – ähnlich wie Digitale Transformation an sich – in vielen Unternehmen noch nicht als strategischer Faktor gesehen wird.

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